Kateri je najboljši CRM sistem? Kateri informacijski sistem naj izberemo za naslednje obdobje razvoja? Berite naprej, našli boste odgovor.
Ko se direktorji zavemo, da moramo ključne poslovne procese bolje organizirati in podpreti z informacijsko tehnologijo, kmalu zaslutimo, da ta ukrep ne bo tako enostaven. No, vsaj tisti, ki imate s takim projektom že poprejšnje izkušnje, veste, da se velja na tak projekt dobro pripraviti, ker bi napačna odločitev bila lahko draga šola. Kateri program je pravi za nas? Ne bi želeli nečesa slabega, pa tudi ne predobrega oz. prezahtevnega, da ne bi problemov povečali namesto rešili. Primer iz prakse Uspešno slovensko trgovsko podjetje se je pred časom znašlo pred takšno odločitvijo - izbirali so nov centralni informacijski sistem. Po treh predstavitvah slovenskih ponudnikov je direktorica vedela eno stvar - potrebovala bo dodatno pomoč. Zakaj? Ker so vsi ponudniki že na predstavitvah obljubili, da bodo naredili vse, kar bo podjetje potrebovalo in ponudili tri zelo različne cene. Tu nekaj ni bilo v redu. Kasneje smo ugotovili, da so ti trije ponudniki bili tehnična podjetja, ki so razvijala in instalirala programsko opremo - v tem so bila odlična. Vendar to ni tisto, kar je direktorica potrebovala. Vsaj ne samo to. Kar podjetja potrebujejo, je vpeljava bodisi novega ali optimizacijo obstoječega načina dela s ciljem večje poslovne učinkovitosti. Seveda pa drži, vse to moramo podpreti z informacijskim sistemom, a to ni prvo. Posel pred tehniko Za dosego tega cilja potrebujemo najprej dodobra razumeti sedanje poslovanje podjetja (poslovanje in ne samo delovne postopke) in njihove izzive ter kako se namerava podjetje razviti v naslednjih letih. Običajno si vodstvo tudi pri teh elementih ni povsem na jasnem. Tako je potrebno najprej pozornost posvetiti še začrtanju teh smernic in potreb. Ko smo se vključili z našo ekipo, smo najprej uporabili preverjene pristope za definiranje potreb podjetja. Pri tem je bilo pomembno, da smo izbrali pravo mero in čimmanj komplicirali. Seveda smo izhajali iz prej omenjenih, poslovnih izhodišč - hm, katerih pa? Ko smo pripravili prvo povpraševanje in ga poslali številnim ponudnikom programske opreme, smo žal ugotovili, da na taka, vsebinska, poslovna povprašanja niso preveč pripravljeni. Le s težavo smo prišli do ponudnikov, ki so znali slediti logiki, ki ima za center poslovne in ne tehnično-funkcionalne cilje. Ti projekti so prevečkrat neuspešni
Če beremo o uspešnosti poslovno-informacijskih projektov v poslovnih virih, bomo naleteli na veliko analiz vzrokov za njihove prepogoste neuspehe. Najpogosteje prst kaže na napačne cilje projekta, oz. na opustitev tistih poslovnih ciljev, zaradi katerih smo se zadeve sploh lotili. Zakaj pozabimo nanje? Ker vodenje projekta pogosto prevzamejo razvijalci/ponudniki programske opreme, tehnološka podjetja, ki praviloma niso prava za to. Sedaj se utegnejo kolegi razjeziti name, ker utegnejo misliti, da jih kritiziram, pa nimajo prav. Sam sem začel svojo kariero kot programer pred davnimi leti in vem, kako sem gledal na svet - kot tehnični strokovnjak in vse je prav s tem. Pot me je kasneje s kolegi vodila po številnih projektih v zelo različnih okoljih in spoznal sem velike razlike med pogledi različnih strokovnjakov. Nismo vsi za vse, to nam je jasno. No, in za vodenje projektov optimizacije ali nadgradnje poslovanja z uporabo IT rešitev - IT strokovnjaki ali celo razvijalci programske opreme - niso pravi. Potrebujemo ljudi, ki tehnike in odličnih softverskih rešitev ne postavljajo pred poslovne cilje in optimalne procesne rešitve. Redka so podjetja, ki v sebi združujejo obe vrsti ljudi, govora je o precej različnih kulturah. Kakšna je situacija med podjetji? Ko smo pri izbiri pravega partnerja za našo stranko - trgovsko podjetje - preverjali njihove referenčne projekte po Sloveniji smo lahko tudi videli več težav, kot bi si to želeli. Vse preveč je že davno pozabljenih prvotnih rokov za dokončanje projekta, nesluteno prekoračenih budžetov in predvsem veliko slabe volje, razočaranja, kjer je bil začetni optimizem samo še bled spomin. A če upoštevamo samo prej omenjeni razlog, ni niti čudno, da je tako, niti velja udeležene kriviti za pomanjkljive uspehe. Naročnik praviloma ne ve, kako se projekta lotiti in ga voditi k cilju, saj se s to problematiko prav tako praviloma srečuje prvič in razen izjemoma nima potrebnih znanj in izkušenj. Ponudnik tehnične opreme, ki je praviloma strokovnjak za to opremo in za njeno apliciranje, potrebuje dobro definirane zahteve in pravilno pripravljene in vodene uporabnike. Praviloma ne zna snovati, definirati in optimizirati poslovnih procesov, ki naj bi jih podprl z opremo. Kaj najbolj manjka? Še najhuje pa poleg naštetega manjka v tem partnerstvu vodenje projekta oz. vodenje ljudi skozi težke čase sprememb in neizogibnih težav - t.i. "change management". Saj ko enkrat nastopi nezaupanje, slaba volja, očitki in aktivno nasprotovanje projektu in izvajalcem, postane res hudo. Seveda se s takimi projekti ne hvali nihče, zato so pogosto tabu tema.
Poznan sem kot pozitiven človek, a za tiste, ki takega projekta še niste izkusili, naj samo povem, da so bolečine odgovornih na obeh straneh izredne, dejstva tako travmatična, da odgovorni pogosto sploh ne upajo sešteti prekoračenih stroškov in neplanirano porabljenega časa. Pet praktičnih priporočil Naj ponudim seznam priporočil, ki vam bodo pomagala pri projektu: 1. Kako bomo pristopili Odločite se ali je generalni cilj vašega projekta boljše poslovanje ali vpeljava nove programske opreme. Če je prvo, potem je prva odločitev, kdo vam bo pomagal pri definiranju poslovanja in iz tega izhajajočih potreb za IT opremo. Lahko je to ponudnik opreme, a kot rečeno, je to redkost. Če izberete partnerja, ki sam ni ponudnik, boste z njim potem na podlagi dobro definiranih potreb izbrali ponudnika in implementatorja sistema, a šele v drugem koraku. 2. Pravo vodenje Poskrbite, da bo izbiro ponudnika in sodelujočih kot tudi projekt sam vodil nekdo, ki ima s tem izkušnje. Lahko je svetovalno podjetje, lahko je zunanji svetovalec ali interni človek. Samo da ima že izkušnje in dovolj poslovnega znanja za uravnotežen pogled na projekt. Naj pozna tehnike za change management / upravljanje sprememb. 3. Pravi cilji Poskrbite, da bodo vsi vodje oz. ključni ljudje v vaši organizaciji sodelovali pri določitvi ciljev projekta. Ti naj bodo S.M.A.R.T. (specifični, merljivi, enotno razumljeni, realistični in časovno opredeljeni). Tekom projekta jih redno pregledujte. 4. Manj super funkcionalnosti - manj tveganja Pri izbiri ponudnika ne podlezite odločanju za čimveč funkcionalnosti. Prvi cilj projekta je, da ga uspešno zaključite. Previsoko leteče funkcionalne zamisli lahko predstavljajo prevelik zalogaj in povzročijo trajno ukvarjanje s tehničnimi problemi. Osredotočite se na čimmanj tveganj. 5. Upravljajte in obvladujte spremembe Ko bo prišlo do neplaniranih dogodkov in sprememb, si takoj vzemite dovolj časa, da "požar pogasite" in ne nadaljujete projekta, dokler ni vse spet pod kontrolo. Če boste skrbeli, da vam krizica ne vzame preveč časa in zanemarili povezana tveganja, se lahko zadeva ponavlja in sčasoma cel projekt postane samo še krizno upravljanje.
Še odgovor "Kateri je najboljši SW?"
Ko govorimo o CRM-jih in ERP-ih žal prepogosto mislimo na CRM oz. ERP software. Te kratice pa v resnici pomenijo poslovne koncepte - oz. izboljšanje poslovanja. Ta programska oprema je namenjena samo podpori vpeljave teh konceptov. Zato je najboljši CRM, ERP ali katerikoli drug poslovni informacijski sistem tisti, ki bo uspešno vpeljan oz. res v praksi podprl izboljšanje poslovanja. Kot povedano v prispevku pa na to še najmanj vpliva zamišljena funkcionalnost orodij. Veliko pomembneje je da dobite partnerje, ki: - vas razumejo, kaj želite poslovno doseči - vam bodo pomagali razumeti, kaj potrebujete - vam bodo pomagali izbrati optimalno opremo in - ki bodo res vodili projekt k zaključku s čimmanj tveganji Pa srečne projekte in izbire želim!